Alkuperäinen artikkeli julkaistu 06.09.2021 | Artikkeli päivitetty 14.1.2024

Miten aikatauluttaa työelämä niin, että kalenteri hengittää eikä huohota?
Miten rytmittää työpäivät niin, että toisaalta saa asioita tehtyä ja toisaalta saa tauotettua tekemistä?
Miten rakentaa tasapainoinen työkalenteri? Niin, että myös arjessa on mahdollisuus palautua ja voida hyvin.

Pidempien lomien jälkeen moni on innoissaan uuden äärellä, arjen rutiineihin palaamisesta ja työn imuun pääsemisestä.

Osa taas katsoo tuskaisena tulevia kuukausia ja on jo arkeen palaamisen ajatuksetakin ihan uuvahtanut.

Valitettavan moni palaa myös kuormittaviin työnteon tapoihin. Sellaisiin, joissa loman palauttavat vaikutukset häviävät pian lomien jälkeen. Joissa arki tuntuu uuvuttavalta.

Arki on kuitenkin se, mistä elämämme pääosin koostuu.

Sen vuoksi palautumista ja työstä irrottautumista ei kannata jättää vain vapaapäivien ja lomien varaan. On tärkeää mahdollistaa kuormituksen ja palautumisen tasapaino osana arkea.

Yksi tapa lähteä rakentamaan tasapainoista arkea on muokata työkalenterista hyvinvointia vahvistava.

Miten rakentaa tasapainoinen työkalenteri?

Annan tässä artikkelissa konkreettisia esimerkkejä siitä, miten rakentaa tasapainoinen työkalenteri pidemmällä ja lyhyellä tähtäimellä. Annan ajatuksia siitä, mitä olisi hyvä ottaa huomioon kuukausia eteenpäin ja mitä ottaa huomioon juuri tässä hetkessä.

Tässä artikkelissa tarjoan kolme näkökulmaa tasapainoisemman työkalenterin rakentamiseen:

1. Pysähdy ja suunnittele työtäsi hyvissä ajoin
2. Suunnittele työtäsi viikko- ja päivätasolla
3. Tarkista suunnitelmaa ja tee tarvittaessa muutoksia

1. Pysähdy ja suunnittele työtäsi hyvissä ajoin

Kalenterin muokkaaminen on yksi konkreettisista asioista, joilla lähdemme asiakkaideni kanssa rakentamaan heille sopivaa tasapainoista arkea.

Monella kalenteri näyttää valitettavan tukkoiselta, kun sitä katsotaan viikkoa tai kuukautta eteenpäin. Silloin muutosten tekeminen on selvästi vaikeampaa lähiviikkojen osalta.

Ei missään nimessä mahdotonta, mutta vaikeampaa.

Siksi suosittelenkin sinua nyt katsomaan työkalenteriasi useamman kuukauden jaksossa.

Ota tavaksi ottaa itsellesi suunnitteluaikaa hyvissä ajoin. Tulevaa syksyä tai kevättä on hyvä suunnitella jo ennen lomille jäämistä tai viimeistään heti lomalta paluun jälkeen.

Työnluonne vaikuttaa paljon siihen, mikä on mahdollista ja järkevää. Myös luontaisesti olemme erilaisia. Se mikä toimii toiselle, ei välttämättä toimi toiselle. Riippuen työnluonteestasi, ota käyttöön jotain alla olevista vinkeistä. Ja sovella niistä juuri sinulle sopiva tapa.

• Blokkaa kalenteristasi aikoja vain itsellesi. Aikoja, joissa sinulla on riittävän pitkiä yhtäjaksoisia aikoja keskittymistä ja luovaa ajattelua vaativille töille. Suojele näitä aikoja – oikeasti!

• Muista tauot! Jätä lounastauoille ja pienemmille hengähdystauoille tilaa. Joillain toimii tietyn ajan varaaminen lounaalle aina samaan aikaan, jolloin siitä tulee osaa rutiinia. Silloin myös kollegat ja muut kalenterikutsuja tekevät tietävät tämän eivätkä edes turhaan yritä sopia aikoja siihen kohtaan. Työpäivän tauottamisesta voit lukea lisää aiemmasta artikkelistani: Päivänaikainen palautuminen osana tasapainoista arkea.

• Tulevien palavereiden kesto on hyvä sopia jo tässä kohtaa inhimilliseksi. Jätä palavereiden väliin hengähdystaukoja. 60 minuutin palaverit voi pitää 50-55 minuuttisina. 2 tunnin palaverit taas 1 tunnin ja 45 minuutin mittaisina. Useamman tunnin kokonaisuuksissa on hyvä pitää jaloittelutaukoja tunnin välein. Ja asentoa kannattaa vaihdella useasti päivän aikana.
  
• Sisältyykö työpäiviisi paljon ad hoc -tyyppisiä tehtäviä eli yllättäviä tehtäviä, joita et ollut suunnitellut ja jotka pitäisi hoitaa saman päivän aikana? Jos näin on, varaa näille etukäteen kalenterista aikaa. – Varaa mieluummin vähän enemmän aikaa kuin arvioit siihen kuuluvan. Jos ad hoc -työtä ei ole huomioitu kalenteroinnissa, se hyvin herkästi tukkii kaikki vapaat ajat. Myös riski ylitöille kasvaa.

2. Suunnittele työtäsi viikko- ja päivätasolla

Kun olet tehnyt suunnitelmaa pidemmällä aikavälillä, on aika kuulostella miten rakentaa tasapainoinen työkalenteri viikko- ja päivätasolla.

Rutiinit arjessa toimivat usein hyvinvointia vahvistavina tekijöinä.

Toinen kaipaa samanlaista päivärytmiä arjessa, jolloin asiat tapahtuvat suht samaan aikaan ja suht samalla tavalla päivästä toiseen. Toiselle liian samanlaisena toistuva arki taas on puuduttavaa ja hyvinvointia vahvistaa enemminkin vaihtelevuus päivästä toiseen.

Kun tarkastelet työkalenteriasi päivä- ja viikkotasolla, huomioi esimerkiksi seuraavia asioita:

• Kuulostele hetki sitä, minkälainen päivärytmi ja arkirutiini tukee sinun jaksamistasi. Minkälainen on luontainen rytmisi? Ja miten sitä voisi edes pikkuisen siirtää ihan joka päiväiseen arkeesi?

• Mitkä ajat päivästä ja viikosta sinulla on enemmän energiaa ja saat helpommin tehtyä haastavia ja keskittymistä vaativia tehtäviä? Joillain parhaat ajat ovat esim. aamupäivästä, toisilla taas iltapäivästä. Joillain on enemmän virkeyttä alkuviikosta, toisilla taas loppuviikosta. Hyödynnä omaa luontaista rytmiäsi kalenteroinnissa!
  
• Päivät ovat erilaisia myös oman jaksamisen näkökulmasta. Vireystilamme vaihtelee päivittäin ja eri päivinä. Opi tunnistamaan omassa vireystilassasi tapahtuvia muutoksia ja huomioi se työpäivän aikana.

• Alla olevasta kuvalinkistä pääset lataamaan itsellesi maksuttomasti ja heti käyttöön yhden harjoituksen palauttavaan taukoon.

Jos työasiat pyörivät häiritsevästi mielessä myös vapaa-ajalla, voi olla hyvä ottaa seuraavia rutiineita kokeiluun:

• Varaa joka viikko suht samaan aikaan itsellesi suunnitteluhetki. Esimerkiksi perjantai-iltapäivästä. Tarkasta seuraavan työviikon tehtävät. Onko aiempaan suunnitelmaan tarvetta tehdä muutoksia? Mitkä on työviikon tärkeimmät asiat, onko niihin riittävästi aikaa? Mitä asioita yksinkertaisesti täytyy siirtää eteenpäin, delegoida muille tai jättää kokonaan tekemättä?
  
  
• Katso työviikon lopulla, mistä jatkat seuraavana työpäivänä. Esimerkiksi perjantai-iltapäivällä lyhyt valmistelu maanantai-aamupäivään. Niin, ettei sinun tarvitse viikonloppuna edes yrittää muistaa, mitä maanantaina työlistalla olikaan. Riittää, että menet oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan, ja tarkistat muistiinpanoistasi mitä pitikään tehdä.
  
  
• Jokaisen työpäivän päätteeksi voi myös olla hyvä ottaa pieni suunnitteluhetki. Tämä ei välttämättä vie 5 minuuttia kauemmin. Katso valmiiksi, mistä aloitat seuraavana työpäivänä. Mitkä ovat seuraavan työpäivän 1-3 tärkeintä asiaa? Samalla tavalla kuin viikoittaisen suunnitteluhetken kohdalla.
  
  
• Työpäivän lopuksi voit hetken kuulostella, miten päivä meni. Minkälaisia tunteita työpäivän aikana oli? Mikä sujui hyvin, mikä ei? Oliko asia sinun vaikutuspiirissäsi vai ei? Keskity erityisesti pieniinkin hyviin hetkiin ja onnistumisiin. Voit ottaa jonkun itselle sopivan rituaalin työpäivän päätteeksi. Esimerkiksi kuppi teetä, voimaannuttava keskusteluhetki kollegan kanssa, vapaalle siirtymismusiikki, muistilappu läppärin päällä “Tämän päivän työt on tehty, nyt saan siirtyä vapaalle”. Muutama rauhoittava syväänhengitys ja kiitä itseäsi päivästä.

3. Tarkista suunnitelmaa ja tee tarvittaessa muutoksia

Harvoinpa olen nähnyt sellaista tilannetta itselläni, ystävilläni, kollegoillani tai asiakkaillani, että kerran suunniteltu arjen rutiini lähtisi kertaheitolla toimimaan.

Hyväksy siis, että ensimmäinen kokeilu ja suunnitelma ei ihan sellaisenaan toimi.

Älä lannistu vaan pysähdy tarkistelemaan missä kohtaa tekemäsi suunnitelma pettää.

• Yritätkö muuttaa samaan aikaan liian monta asiaa?
• Tai liian isoa asiaa kerralla?
• Tai liian vaikeita asioita?

Tee riittävän pieni muutos. Niin pieni, että se tuntuu jopa liian helpolta. Ja aloita siitä, mikä tuntuu tässä kohtaa luontevimmalta. Ja mahdolliselta.

Usein kokeiluista on hyvä puhua ääneen. Esihenkilö ja työkaverit tietävät, että teet nyt jotain eri tavalla. Etätyöpäivissä perheenjäsenet osaavat tukea sinua tarvitsemallasi tavalla.

Toistojen kautta pienistä muutoksista tulee osa rutiinia. Saat onnistumisen kokemuksia. Kun yhdestä asiasta on tullut rutiinia, voit ottaa seuraavaksi työn alle toisen pienen muutoksen.

Miten rakentaa tasapainoinen työkalenteri?

Toivottavasti sait tästä artikkelista jotain uusia ajatuksia siihen, miten rakentaa tasapainoinen työkalenteri juuri sinulle.

Jos tiedät jonkun, joka voisi hyötyä tästä artikkelista, olen erittäin kiitollinen jakaessasi tätä eteenpäin!

Lopuksi vielä muutama muistutus:

• Muista pitää omistajuutesi omassa kalenterissasi! Kukaan muu ei voi tietää, mikä juuri sinulle olisi hyväksi ja mitä tarvitset.

• Mahdollisuutesi muokata kalenteriasi kaikkien sinulle sopivien tapojen mukaan voi olla vähäistä. Voisitko kuitenkin tehdä jotain? Aloita siitä.
  

• Sinä et ole yksin näiden asioiden kanssa. Todennäköisesti työyhteisössä on muitakin, jotka kaipaavat jotain muutosta tiiviiseen työkalenteriin.
  
  
• Sopikaa yhdessä ja rakentakaa juuri teille sopiva kalenterikulttuuri!
  
  
• Jos teet muutoksia työtavoissasi, niistä on hyvä puhua ääneen. Kun olet tunnistanut omat rajasi, on tärkeää kertoa niistä myös muille.
  
  
• Etene lempeällä jämäkkyydellä. Ei siis itseä sättien ja syyllistäen vaan rohkaisevasti ja kannustavasti puhuen. Tee kuitenkin jotain. Älä jätä vain pohdinnan asteelle. Muutos tapahtuu konkreettisin teoin.
  
  
• Artikkelissa käsitellyt teemat eivät missään nimessä ole vain yksilön vastuulla vaan hengittävän työkalenterin mahdollistaminen kuuluu työnantajan velvollisuuksiin. Muista siis missä menee omat vastuun ja vaikuttamisen rajat! Kuormittuneena sitä herkästi kantaa vastuuta myös niistä asioista, mistä ei pitäisi. Ja tuntee syyllisyyttä, kun ei pysty ja jaksa. Muista hakea apua ja tukea esimerkiksi esihenkilöltäsi, henkilöstöhallinnosta, luottamusmieheltä tai työterveyshuollosta. Älä jää yksin.

-Maisa-

Artikkelin kuvalähteet esitysjärjestyksessä:
Photo by Debby Hudson on Unsplash
Photo by Daniel Lerman on Unsplash
Photo by Sixteen Miles Out on Unsplash

Jaa artikkeli